Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Koordynator ds. Uzgodnień
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Koordynatora ds. Uzgodnień, który będzie odpowiedzialny za sprawne planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie procesów związanych z uzgadnianiem terminów, warunków współpracy, przepływu informacji oraz realizacji ustaleń pomiędzy różnymi stronami zaangażowanymi w projekty i codzienne działania operacyjne firmy. Osoba na tym stanowisku pełni ważną funkcję wspierającą komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, dbając o to, aby wszystkie ustalenia były jasno przekazywane, odpowiednio dokumentowane i realizowane zgodnie z harmonogramem oraz obowiązującymi procedurami.
Koordynator ds. Uzgodnień współpracuje z działami operacyjnymi, administracyjnymi, handlowymi oraz z partnerami biznesowymi, klientami i dostawcami. Jego zadaniem jest monitorowanie przebiegu uzgodnień, identyfikowanie potencjalnych ryzyk, rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych oraz zapewnianie wysokiej jakości obsługi w zakresie koordynacji działań. Stanowisko to wymaga bardzo dobrej organizacji pracy, umiejętności komunikacyjnych, dokładności oraz zdolności do pracy pod presją czasu i przy wielu równoległych zadaniach.
Do głównych obowiązków należy przygotowywanie i aktualizowanie harmonogramów, potwierdzanie ustaleń z interesariuszami, kontrolowanie terminowości realizacji zadań oraz prowadzenie dokumentacji związanej z przebiegiem uzgodnień. Koordynator ds. Uzgodnień powinien również aktywnie wspierać zespół w usprawnianiu procesów, proponować rozwiązania zwiększające efektywność współpracy oraz dbać o zgodność działań z wewnętrznymi standardami organizacji.
Idealny kandydat to osoba samodzielna, odpowiedzialna i nastawiona na współpracę, która potrafi budować dobre relacje z różnymi grupami interesariuszy. Ważna jest umiejętność analizy informacji, ustalania priorytetów oraz szybkiego reagowania na zmieniające się okoliczności. W tej roli istotne jest także zachowanie poufności, profesjonalizmu oraz wysokiej kultury komunikacji.
Stanowisko Koordynatora ds. Uzgodnień może występować w różnych branżach i strukturach organizacyjnych, dlatego cenimy elastyczność, gotowość do uczenia się oraz otwartość na różnorodne zadania. Oferujemy możliwość pracy w dynamicznym środowisku, udział w ważnych procesach organizacyjnych oraz realny wpływ na jakość współpracy i terminowość realizowanych działań. To rola dla osób, które lubią porządkować procesy, koordynować komunikację i doprowadzać ustalenia do skutecznej realizacji.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Koordynowanie procesu uzgodnień pomiędzy działami, klientami i partnerami biznesowymi
- Planowanie i potwierdzanie terminów spotkań, działań oraz etapów realizacji
- Monitorowanie postępu ustaleń i przypominanie stronom o kluczowych terminach
- Prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej uzgodnień oraz decyzji
- Zapewnianie sprawnego przepływu informacji między wszystkimi zaangażowanymi stronami
- Identyfikowanie ryzyk organizacyjnych i proponowanie działań zapobiegawczych
- Wspieranie zespołów w rozwiązywaniu bieżących problemów koordynacyjnych
- Przygotowywanie raportów, zestawień i podsumowań dotyczących realizowanych ustaleń
Wymagania
Text copied to clipboard!- Doświadczenie w pracy administracyjnej, koordynacyjnej lub operacyjnej
- Bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność ustalania priorytetów
- Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne
- Dokładność, odpowiedzialność oraz dbałość o szczegóły
- Umiejętność pracy pod presją czasu i przy wielu zadaniach jednocześnie
- Znajomość pakietu Microsoft Office lub podobnych narzędzi biurowych
- Umiejętność prowadzenia dokumentacji i monitorowania terminów
- Samodzielność w działaniu oraz proaktywne podejście do obowiązków
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w koordynowaniu uzgodnień lub harmonogramów?
- W jaki sposób organizujesz pracę przy wielu równoległych zadaniach?
- Czy masz doświadczenie w kontakcie z klientami lub partnerami biznesowymi?
- Jak radzisz sobie z nagłymi zmianami terminów lub priorytetów?
- Jakie narzędzia wykorzystujesz do monitorowania postępu zadań?
- Czy masz doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji administracyjnej?
- Jak dbasz o dokładność i terminowość realizowanych ustaleń?
